septian362785769

Tata cara pembuatan surat massal(mail marge)

  • PembuatanSuratMasal (Mail Merge)

Mail Merge adalah fasilitas yang dimiliki Microsoft Word untuk membuat surat, label, amplop dan katalog. Dengan Mail Merge, Anda dapat menggabungkan dokumen utama (main dokumen) dengan dokumen sumber data menjadi dokumen baru yang merupakan gabungan dari dua dokumen.

Sebagai contoh, Anda adalah seorang Sekretaris di sebuah perusahaan tertentu. Pimpinan Anda memberikan perintah kepada Anda untuk membuat surat undangan yang ditujukan kepada 100 pelamar di perusahaan Anda. Untuk kasus di atas, Anda dapat menyelesaikannya dengan menggunakan fasilitas Mail Merge.

  1. MembuatSumber Data

Sumber data dalam Mail Merge harusdiketikkandalambentuk table.Untukmembuatsumber data, lakukanlangkah-langkah di bawahini:

  1. Klik ribbon Insert
  2. Klik icon Table
  3. Tunjuk dan drag untuk menentukan jumlah baris dan kolom yang akan dibuat, setelah itu klik.
  4. Ketik data di bawah ini
NAMA ALAMAT KOTA KODEPOS
Ali Mandegar Jl. Dipatiukur 99 Bandung 40132
Zahra Jl. H. Juanda 25 Purwakarta 42323
Budiman Jl. Laswi 74B Bandung 41023
Betty Apriani Jl. Sukabumi 87 Bandung 44024
  1. Simpan dokumen dengan nama file Data-Undangan.docx.
  1. MembuatSurat

Langkah berikutnya adalah membuat master dokumen, lakukan langkah-langkah di berikut ini:

  1. Klik icon yang ada di Quick Access Toolbar.
  2. Ketikkansurat di bawahini

surat

  1. Simpan dokumen di atas dengan nama file Surat-Undangan.docx.

Setelah selesai mengetik dokumen di atas, selanjunya kita akan menggabungkan file Surat-undangan.docxdan file Data-Undangan.docxmenggunakan fasilitas Mail Merge.

surat1

  1. Kliktab Mailings
  2. KlikSelect Recipients
  3. KlikUse Existings List
  4. Klikfile Data-Undangan.docx.

surat2

  1. Klik Open
  2. Langkah selanjutnya tempatkan kursor ke bagian surat seperti gambar di bawah ini
Kepada Yth.:

Saudara/i              Kursor letakkan di bagian ini

 

  • Klik icon Insert Merge Field yang adapada tab Mailings, laluklik field NAMA.

surat3

  • Ikuti langkah ke-10 dengan menempatkan field ALAMAT, KOTA dan KODEPOS dengan telebih dahulu memindahkan kursor di baris berikutnya.

Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan mendapatkan bentuk tampilan seperti gambar di bawah ini.

surat4

 

  • Setelah semua field Anda tempatkan (seperti gambar di atas), untuk menggabungkan file Surat-Undangan.docx dan file Data-Undangan.docx menjadi satu dokumen. Klik icon Finish & Merge.

surat5

  1. Klik Edit Individual Documents. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini.

surat6

  1. Klik OK. Langkah ini akan membuka dokumen baru yang berisikan gabungan file Surat-Undangan.docx dan file Data-Undangan.docx seperti gambar di bawah ini.

surat7

  • Simpan dokumen di atas dengan nama file Cetak-Surat-Undangan.docx. Dokumen ini terdiri dari 4 halaman sesuai dengan jumlah data yang ada di file sumber data, Data-Undangan.docx.

 

Latihan mail merge

Field                              Data ke-1                             Data ke-2                             Data ke-3

No                                  142/JK/I/MB                      142/JK/I/MB                      142/JK/I/MB

Nama                            M. Yusuf                              BambangIrawan               AswadMulia

Alamat                          P. Simalingkar                    TitiKuning                           LetdaSujono

Kota                               Medan                                 Medan                                 Siantar

Tangal                           2 Oktober 2010                  4 Oktober 2010                   10 Oktober 2010

Jumlah                          15.000.000                           12.000.000                           15.000.000

RAIHAN BANK

Jl. Rotan 19 No.9 P. Simalingkar Medan

E-Mail : M_Yusuf051282@Yahoo.Co.Id

 

Medan, 13Oktober 2010

No                   : 142/JK/I/MB

Hal                   : Jawaban Kredit

Lamp               : —

Kepada Yth :

  1. Yusuf P. Simalingkar

Medan

 

Dengan hormat,

Menjawab surat permohonan Saudara tanggal 2 Oktober 2010  mengenai permohonan Kredit, setelah mempelajari berkas-berkas yang saudara lampirkan, maka dangan ini direktur Raihan Bank memutuskan untuk meluluskan permohonan saudara yang berjumlah 15.000.000 dengan bunga 7 % pertahun.

Sesuai dengan keputusan yang telah saudara ketahui, maka Saudara harus mampu melunasi kredit Saudara tersebut selama 3 tahun.

Demikianlah untuk jadi perhatian.

 

Yusuf

 

RAIHAN BANK

Jl. Rotan 19 No.9 P. Simalingkar Medan

E-Mail : M_Yusuf051282@Yahoo.Co.Id

 

Medan, 13Oktober 2010

No                   : 142/JK/I/MB

Hal                   : Jawaban Kredit

Lamp               : —

Kepada Yth :

Bambang Irawan          Aswad Titi Kuning

Medan

 

Dengan hormat,

Menjawab surat permohonan Saudara tanggal 4 Oktober 2010  mengenai permohonan Kredit, setelah mempelajari berkas-berkas yang saudara lampirkan, maka dangan ini direktur Raihan Bank memutuskan untuk meluluskan permohonan saudara yang berjumlah 12.000.000 dengan bunga 7 % pertahun.

Sesuai dengan keputusan yang telah saudara ketahui, maka Saudara harus mampu melunasi kredit Saudara tersebut selama 3 tahun.

Demikianlah untuk jadi perhatian.

 

Yusuf

 

RAIHAN BANK

Jl. Rotan 19 No.9 P. Simalingkar Medan

E-Mail : M_Yusuf051282@Yahoo.Co.Id

 

Medan, 13Oktober 2010

No                   : 142/JK/I/MB

Hal                   : Jawaban Kredit

Lamp               : —

Kepada Yth :

Mulia Letda Sujono

Siantar

 

Dengan hormat,

Menjawab surat permohonan Saudara tanggal 10 Oktober 2010  mengenai permohonan Kredit, setelah mempelajari berkas-berkas yang saudara lampirkan, maka dangan ini direktur Raihan Bank memutuskan untuk meluluskan permohonan saudara yang berjumlah 15.000.000 dengan bunga 7 % pertahun.

Sesuai dengan keputusan yang telah saudara ketahui, maka Saudara harus mampu melunasi kredit Saudara tersebut selama 3 tahun.

Demikianlah untuk jadi perhatian.

 

Yusuf

 

Tinggalkan komentar